6 Elementi Indispensabili da Includere nelle Fatture

Nelle fatture vanno sempre inseriti questi 6 (+3) elementi

Atradius Collections è la divisione specializzata nel recupero crediti del Gruppo Atradius, leader mondiale nell’assicurazione crediti, che offre servizi B2B di recupero crediti stragiudiziale e giudiziale, internazionali e locali, sfruttando una vasta rete globale per recuperare fatture insolute, preservando (se possibile) le relazioni commerciali dei clienti grazie a professionisti multilingue e conoscenza delle leggi locali. Atradius Collections, opera in oltre 50 paesi, con personale che parla le principali lingue e conosce le culture locali.

Questi i “6 elementi indispensabili” da includere nelle fatture per contrastare e ridurre al minimo i ritardi di pagamento delle fatture e tenere sotto contro il flusso di cassa.

Ma se poi non il cliente non paga e se hai assicurato i tuoi crediti con noi… puoi utilizzare il servizio Agorà di Atradius Collection in convenzione con Pico!

Chiarire tutto

Chiarire tutto perfettamente in modo che i clienti debbano solo pagare.

Molte imprese sottovalutano i danni che possono causare delle fatture inesatte.

La confusione determina ritardi nei pagamenti. Equivoci possono produrre contestazioni.

È auspicabile che non sorgano questi problemi tra l’impresa e i compensi guadagnati con fatica.

Le fatture devono essere redatte in modo chiaro, affinché i clienti abbiano esattamente ciò di cui hanno bisogno e sappiano esattamente cosa fare.

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Iniziare con le informazioni di base

1. Dati di contatto del cliente

Denominazione della società del cliente

Verificare con il cliente se la sua denominazione ufficiale sia diversa dal nome con cui lo si chiama

Indirizzo della società del cliente

Verificare con il cliente se desidera far inviare la fattura alla sua sede centrale anziché alla filiale locale o viceversa

2. Dati della propria società

Denominazione della propria società
Indirizzo della propria società
Logo della propria società
Tutti i numeri richiesti dal Paese in cui si opera (ad esempio, numero di iscrizione nel registro delle imprese, partita IVA, numero di imposta su beni e servizi (GST), numero identificativo del datore di lavoro (EIN)).

Quindi inserire correttamente i dati fondamentali.

3. Dati relativi alla fattura

Numero univoco della fattura

Evidenziare questo numero scrivendolo in grassetto o aumentando la dimensione del carattere. Se il cliente ha bisogno di questo numero, deve poterlo individuare in pochi secondi.

Data di emissione della fattura

Merci o servizi forniti al cliente

Descrivere brevemente le merci o i servizi in formato elenco. Questo aiuta il cliente ad avere un’idea di cosa sta pagando.
Se le merci o i servizi contengono articoli o servizi più ridotti, specificare ciascun articolo/servizio (ad esempio, quantità, prezzo, data di consegna) in modo tale che il cliente possa controllarli rapidamente se lo desidera.

Se è già stato inviato un preventivo al cliente, fare in modo che la fattura corrisponda al preventivo.

Utilizzare la stessa formulazione nella fattura e nel preventivo per evitare fraintendimenti
Presentare le merci o i servizi allo stesso modo nella fattura e nel preventivo
Includere eventuali costi sostenuti che non compaiono in preventivo. Se il cliente non è stato informato di tali costi, fornire una spiegazione nella fattura per evitare contestazioni.

4. Dettagli relativi al pagamento

Eventuali sconti riconosciuti al cliente

Eventuali imposte sulle vendite da addebitare, inclusi importi e aliquote

L’importo totale e la valuta in cui il cliente deve pagare

Evidenziare questo numero scrivendolo in grassetto o aumentando la dimensione del carattere. Renderlo quanto più chiaro possibile.

Metodo di pagamento che il cliente può utilizzare

Se il pagamento è mediante bonifico bancario, fornire il nome del titolare e il numero del conto della società.
Se il pagamento è mediante carta di credito, fornire un link tramite il quale il cliente può pagare immediatamente.

Istruzioni per il pagamento, se applicabile

Indicare chiaramente se il cliente deve fornire il numero univoco della fattura o il suo numero cliente quando effettua il pagamento

Data di scadenza del pagamento

Scrivere la data effettiva accanto ai termini di pagamento per evitare errori di calcolo. Ad esempio, se si emette una fattura il 1° gennaio e i termini di pagamento indicano “Pagamento a 30 giorni dalla data riportata sulla fattura”, immettere come data di scadenza il “31 gennaio” accanto a “Pagamento a 30 giorni dalla data riportata sulla fattura”.
Evidenziare la data di scadenza scrivendola in grassetto o aumentando la dimensione del carattere. Renderla quanto più chiara possibile.

5. Requisiti del cliente

Talvolta, il cliente può richiedere che nella fattura vengano inserite informazioni aggiuntive (ad esempio, il numero dell’ordine di acquisto, il numero di riferimento). Assicurarsi che ci sia spazio sufficiente per queste informazioni e che il cliente possa reperirle facilmente.

6. Termini di pagamento

Se sono stati concordati termini di pagamento specifici con il cliente, ad esempio incentivi in caso di pagamento anticipato e disincentivi in caso di pagamento tardivo, è opportuno menzionarli nella fattura.

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Ulteriori suggerimenti

Oltre ai sei suggerimenti sopra riportati, aggiungiamo altri tre suggerimenti in merito alla presentazione e all’invio delle fatture.

1. Riportare le informazioni più importanti in una sola pagina

Se le informazioni da inserire in una fattura sono tante, mettere le più importanti nella prima pagina (ovvero i dati della società, i dati di contatto del cliente e i dettagli relativi al pagamento) e includere le altre come appendice.

Questo approccio è da preferire all’accorciare la fattura, perché il cliente potrebbe chiedere perché le informazioni non sono complete.

2. Inviare la fattura tramite e-mail in formato PDF

Se la fattura viene inviata tramite e-mail, convertirla in PDF per evitare truffe o modifiche involontarie quando il cliente la elabora.

3. Agevolare l’individuazione della fattura

Riportare il numero univoco della fattura nel nome del file della fattura stessa e nell’oggetto dell’e-mail. Questo rende più semplice cercare la fattura in una casella di posta in arrivo sovraccarica.

Il cliente non ti ha pagato e… non sei assicurato?

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Una nota sulla nostra selezione editoriale

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