5 Aspetti da Seguire per Incassare le Fatture Scadute

Per riscuotere le fatture scadute senza compromettere i rapporti commerciali, Atradius Collections ha identificato 5 aspetti chiave da gestire. Atradius Collections è la divisione specializzata nel recupero crediti del Gruppo Atradius, leader mondiale nell’assicurazione crediti, con servizi B2B in oltre 50 paesi, personale multilingue e profonda conoscenza delle leggi locali. Come broker assicurativo specializzato, affianchiamo le imprese nell’analisi del rischio di credito e nella scelta delle coperture più adatte a prevenire le perdite da mancato pagamento.

Riscuotere le fatture scadute: come negoziare prima delle vie legali

Tra le attività più irritanti nella gestione aziendale vi è quella di recuperare i pagamenti tardivi. Ci sono sempre clienti che non pagano, indipendentemente da quanti promemoria si inviano. Prima di adire le vie legali, è possibile valutare la negoziazione di alcuni elementi chiave dei termini di pagamento per arrivare a un compromesso. È fondamentale essere diplomatici e al contempo insistenti: rinegoziare con i clienti che potrebbero non onorare i debiti accresce la probabilità di recupero dei crediti.

I 5 aspetti per riscuotere le fatture scadute

1. Metodi di pagamento

È possibile che i clienti utilizzino metodi di pagamento che la propria azienda non accetta. Alcuni preferiscono pagare tramite bonifico bancario o assegno, altri tramite carta di debito o di credito. Se i metodi di pagamento sono l’unico fattore che impedisce ai clienti di effettuare un pagamento, è possibile negoziare metodi alternativi con cui saldare le fatture scadute.

2. Disincentivi

Molte aziende applicano disincentivi ai clienti che pagano in ritardo, come penali per i pagamenti che non soddisfano i termini contrattuali. Quando si utilizzano tali disincentivi, la speranza è che i clienti vogliano pagare prontamente. Se ciò non avviene, il denaro aggiuntivo mitiga l’impatto sui margini.

I disincentivi tuttavia non sempre sono efficaci e spesso sono considerati motivo di contesa. Se un cliente è provvisoriamente in difficoltà finanziarie, potrebbe essere più efficace rinunciare alle penali in cambio di pagamenti immediati.

3. Incentivi

Molte aziende offrono incentivi ai clienti che pagano in anticipo, ad esempio riconoscendo uno sconto se il pagamento avviene prima della data di scadenza. Questo approccio tuttavia crea spesso problemi al flusso di cassa: i clienti che pagheranno in ritardo non pagheranno prima solo per uno sconto, mentre i clienti puntuali approfitteranno comunque dello sconto.

Un modo migliore per utilizzare gli incentivi è negoziare degli sconti soltanto quando i clienti non hanno risposto a precedenti tentativi di recupero e accettano, in cambio dello sconto, di pagare immediatamente.

4. Date di scadenza: come adattarle per riscuotere le fatture scadute

Se i clienti lavorano seguendo cicli operativi specifici, è molto probabile che bisognerà adattarsi a tali cicli per riscuotere le fatture scadute. È possibile offrire di rinviare le date di scadenza invece di applicare termini standard — come 30 o 60 giorni — fissando termini che seguano i cicli operativi dei clienti e che vadano bene anche alla propria azienda.

Per evitare che l’estensione dei periodi di pagamento diventi la norma, è necessario fissare condizioni precise per aprire le trattative, ad esempio che gli importi dovuti superino certe soglie e che i clienti accettino di rispettare le nuove scadenze.

5. Piani di pagamento

Se i clienti hanno seri problemi di flusso di cassa e non sono in grado di pagare per intero le fatture scadute, il modo migliore di procedere consiste nel dargli la possibilità di rateizzare concordando insieme un piano di pagamento. È preferibile accettare quando è possibile recuperare nel breve periodo, invece di dover cancellare un debito se la liquidità del cliente dovesse peggiorare.

Quando si mette in atto un piano di pagamento, occorre considerare i seguenti elementi:

• I tempi devono essere sufficientemente lunghi da permettere al cliente di rateizzare i pagamenti, ma non eccessivamente lunghi da compromettere il proprio flusso di cassa.
• Il cliente dovrebbe effettuare un pagamento parziale quando il piano viene finalizzato, per dimostrare la sua volontà di onorare l’accordo.
• Il cliente può firmare assegni o titoli di credito seguendo un calendario specifico quando il piano di pagamento è finalizzato.
• È importante includere il piano dettagliato in un contratto firmato da entrambe le parti, che può servire come riconoscimento del debito in caso di future azioni legali.

Poiché ogni cliente e ogni fattura hanno le proprie caratteristiche, a volte è sufficiente negoziare anche soltanto uno dei cinque aspetti indicati. È importante tuttavia fare attenzione a non offrire termini di pagamento troppo favorevoli: le eccezioni non dovrebbero mai diventare la norma.

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Domande frequenti su come riscuotere le fatture scadute