5 Aspetti da Seguire per Incassare le Fatture Scadute

La giusta comunicazione è fondamentale nel Recupero dei Crediti

Atradius Collections è la divisione specializzata nel recupero crediti del Gruppo Atradius, leader mondiale nell’assicurazione crediti, che offre servizi B2B di recupero crediti stragiudiziale e giudiziale, internazionali e locali, sfruttando una vasta rete globale per recuperare fatture insolute, preservando (se possibile) le relazioni commerciali dei clienti grazie a professionisti multilingue e conoscenza delle leggi locali. Atradius Collections, opera in oltre 50 paesi, con personale che parla le principali lingue e conosce le culture locali.

Questi i “5 aspetti da seguire” per gestire le azioni di recupero crediti senza compromettere i rapporti commerciali, per contrastare e ridurre al minimo i ritardi di pagamento delle fatture e tenere sotto contro il flusso di cassa.

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Hai delle fatture scadute e non pagate? Ecco 5 aspetti da gestire per riscuoterle

Tra le attività più irritanti nella gestione aziendale vi è forse quella di recuperare i pagamenti tardivi.

Ci sono sempre clienti che non pagano, indipendentemente da quanti promemoria inviamo.

Prima di aderire per vie legali, è possibile valutare la possibilità di negoziare alcuni elementi chiave dei termini di pagamento per arrivare a un compromesso, affinché i clienti possano pagare senza difficoltà e l’azienda non perda troppo fatturato.

È fondamentale essere diplomatici e al contempo insistenti riguardo ai termini di pagamento. Sempre che le nuove condizioni siano in linea con la prassi aziendale, rinegoziare con i clienti che potrebbero non onorare i debiti accresce la probabilità di recupero dei crediti.

1. Metodi di pagamento

È possibile che i clienti utilizzino metodi di pagamenti che la propria azienda non accetta. Alcuni preferiscono, ad esempio, pagare tramite bonifico bancario o assegno, mentre altri tramite carta di debito o di credito.

Se si riscontra che i metodi di pagamento sono l’unico fattore che impedisce ai clienti di effettuare un pagamento, è possibile negoziare dei metodi di pagamento alternativi con cui i clienti possano saldare le fatture.

2. Disincentivi

Molte aziende applicano dei disincentivi ai clienti che pagano in ritardo, come penali per i pagamenti che non soddisfano i termini di pagamento nei contratti e imporre al cliente di firmarli.

Quando si utilizzano tali disincentivi, la speranza è che i clienti vogliano pagare prontamente. E se ciò non avviene, il denaro in più che ne consegue mitiga l’impatto sui margini.

Anche se i disincentivi sembrano una soluzione interessante, non sempre sono efficaci e spesso sono considerati motivo di contesa. In molti casi, la contesa emerge soltanto quando i clienti vengono informati dell’applicazione dei disincentivi, come le penalità per ritardo nei pagamenti, e si manifesta l’intenzione di riscuoterli in aggiunta all’importo dovuto. È piuttosto probabile che ne seguiranno delle discussioni accese invece di riuscire a ottenere l’importo dovuto insieme alla penale.

Se quindi un cliente è provvisoriamente in difficoltà finanziarie e l’applicazione di penali non produce alcun risultato, potrebbe essere più efficace rinunciare alle penali in cambio di pagamenti immediati.

3. Incentivi

Ci sono anche molte aziende che offrono degli incentivi ai clienti che pagano in anticipo, ad esempio riconoscendo uno sconto se il pagamento avviene prima della data di scadenza.

L’offerta di questi incentivi potrebbe suggerire che i clienti siano incoraggiati a pagare prontamente, eppure il più delle volte ciò crea problemi al proprio flusso di cassa.

I clienti che pagheranno in ritardo non pagheranno prima soltanto perché gli viene offerto uno sconto, mentre i clienti che pagheranno in tempo tendono ad approfittare dello sconto per i pagamenti anticipati. Pertanto si finisce per perdere fatturato con clienti che pagherebbero comunque e a non guadagnare da chi non pagherebbe comunque.

Un modo migliore per utilizzare gli incentivi è negoziare degli sconti soltanto quando i clienti non hanno risposto a precedenti tentativi di recupero crediti e accettano, in cambio dello sconto, di pagare immediatamente.

4. Date di scadenza

Se i clienti e il loro ufficio contabile lavorano seguendo cicli specifici, è molto probabile che bisognerà adattarsi a tali cicli per recuperare il pagamento per fatture insolute.

È possibile offrire ai clienti di rinviare le date di scadenza delle fatture non pagate. Invece di applicare termini standard, come 30 o 60 giorni, è possibile fissare dei termini che seguano i cicli operativi dei clienti e che vadano bene anche alla propria azienda.

Concordando nuove date di scadenza, si riduce l’incertezza sul comportamento di pagamento dei clienti in futuro e i clienti sapranno le scadenze da rispettare affinché la loro contabilità sia in ordine.

Per evitare che l’estensione dei periodi di pagamento diventi la norma, è necessario fissare delle condizioni per aprire le trattative. Ad esempio, gli importi dovuti devono superare certe soglie, i clienti non hanno risposto a precedenti tentativi di recupero crediti e accettano di rispettare le nuove scadenze.

5. Piani di pagamento

Se i clienti hanno seri problemi di flusso di cassa e indicano di non essere in grado di pagare per intero le fatture scadute, il modo migliore di procedere consiste nel dargli la possibilità di pagare in modo rateizzato concordando insieme dei piani di pagamento.

È preferibile accettare quando è possibile recuperare nel breve periodo invece di dover cancellare un debito se la liquidità del cliente dovesse peggiorare.

Quando metti in atto un piano di pagamento, considera quanto segue:

I tempi devono essere sufficientemente lunghi da permettere al cliente di rateizzare i pagamenti, ma non eccessivamente lunghi da compromettere il proprio flusso di cassa.
Il cliente dovrebbe effettuare un pagamento parziale quando il piano di pagamento viene finalizzato, in modo da dimostrare la sua volontà di onorare l’accordo.
Il cliente può firmare assegni o titoli di credito seguendo un calendario specifico quando il piano di pagamento è finalizzato.
È importante includere il piano di pagamento dettagliato e altri termini rilevanti in un contratto firmato dall’azienda e dal cliente. Ciò può anche servire come riconoscimento del debito se dovesse essere necessario adire le vie legali in futuro.

Poiché ogni cliente e ogni fattura hanno le proprie caratteristiche, a volte è sufficiente negoziare anche soltanto uno dei cinque aspetti sopra indicati e altre volte è necessario discutere i termini di pagamento più volte.

Se si hanno molti clienti che rientrano nella categoria dei ritardatari con i pagamenti, negoziare ogni volta con ognuno di essi può essere difficoltoso.

In più, è importante fare attenzione e non offrire ai clienti termini di pagamento troppo favorevoli. Le eccezioni non dovrebbero mai diventare la norma. Non bisogna mai accettare compromessi irragionevoli a scapito del proprio flusso di cassa.

Il servizio online di Atradius Collections consente di:

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Richiedere l’intervento di un’agenzia di recupero crediti è vantaggioso non soltanto per il flusso di cassa, ma anche per evitare momenti di ansia e difficoltà nel recupero crediti dai propri clienti. È l’aiuto in più di cui il tuo ufficio contabile ha bisogno per continuare a lavorare e creare rapporti sani con i clienti.

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