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5 Suggerimenti per Snellire la Procedura per gestire Crediti e Fatture

Ottimizzare la gestione crediti e fatture è fondamentale per garantire la stabilità finanziaria di ogni PMI. Secondo Atradius Collections, divisione specializzata nel recupero crediti B2B del Gruppo Atradius, implementare una strategia efficace permette di risparmiare tempo e proteggere il flusso di cassa da insolvenze impreviste. Come broker assicurativo specializzato, affianchiamo le imprese nell’analisi del rischio di credito e nella scelta delle coperture più adatte a prevenire le perdite da mancato pagamento.

Gestione crediti e fatture: 5 suggerimenti per snellire le procedure

Predisporre un’adeguata procedura per i crediti e le fatture non fa solo risparmiare tempo: consente di controllare il flusso di cassa e ridurre al minimo i ritardi nei pagamenti. Oltre alla previsione e alla preparazione, è necessaria un’azione di recupero crediti efficace. Ecco cinque suggerimenti pratici da seguire subito.

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1. Fissare termini di pagamento chiari

Non aspettare che si verifichino problemi con le fatture, controversie sui pagamenti o ritardi. È possibile impedire che questi problemi si verifichino fissando preventivamente termini di pagamento chiari.

Per risparmiare tempo, fissare prima termini di pagamento generali e poi negoziare termini specifici con ciascun cliente fino a raggiungere un accordo condiviso.

Di norma, i termini di pagamento comprendono:

L’importo dovuto per le merci o i servizi forniti
La data di invio della fattura al cliente
La data in cui il cliente deve pagare
I metodi di pagamento che il cliente deve utilizzare

Più gli incentivi e i disincentivi in funzione della situazione dell’impresa:

Conseguenze di un pagamento tardivo (ad esempio, penalità per pagamenti tardivi, interessi di mora)
Politiche in materia di crediti, volte a scoraggiare il pagamento tardivo (ovvero cessazione della fornitura delle merci o dei servizi finché il cliente non paga tutte le fatture insolute)
Agevolazioni riconosciute in caso di pagamento anticipato (ad esempio, sconti)

È importante specificare tutto. Non lasciare spazio a supposizioni. Dopo la negoziazione, azienda e cliente devono mettere per iscritto tutti i termini concordati e firmarli prima di avviare qualsiasi rapporto di lavoro. Questo servirà da documento giuridicamente vincolante laddove il cliente violasse i termini.

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2. Tenere record accurati per una gestione crediti e fatture efficace

Man mano che i clienti aumentano, cresce anche la quantità di dati da gestire. Se i record non sono organizzati e aggiornati, si perde traccia di quanto pattuito, di cosa è stato fatto e di cosa deve essere ancora pagato.

I record interni di ciascun cliente devono contenere:

Tutti i contratti conclusi con il cliente
Tutti gli ordini di vendita ricevuti dal cliente
Il tempo impiegato per evadere gli ordini del cliente
Le risorse impiegate per evadere gli ordini del cliente
Tutti i documenti che confermano l’avvenuta fornitura delle merci o dei servizi
Tutte le fatture inviate al cliente, sia quelle pagate che quelle insolute
La data in cui il cliente deve pagare ciascuna fattura
Tutte le comunicazioni con il cliente in merito ai pagamenti (ad esempio, solleciti, accordi)

Non è necessario fare tutto in una volta: tenere traccia di ogni passo man mano che si procede. Molti software di contabilità possono semplificare la procedura. Conservare tutti gli archivi con i dati dei clienti in un unico luogo è un grande vantaggio: quando manca qualcosa, si sa immediatamente dove cercarla.

3. Offrire metodi di pagamento semplici

L’azienda ha un metodo di pagamento preferito, ma anche i clienti ce l’hanno. È necessario scegliere i metodi più semplici per entrambe le parti. Quando si semplifica la procedura di pagamento, i clienti pagano più rapidamente e trovano meno scuse per ritardare.

Alcuni metodi di pagamento comuni sono:

Carte di credito
Carte di debito
Addebito diretto
Bonifici bancari
Assegni

Nota: Se possibile, scegliere i pagamenti elettronici. Supportati da molti servizi online, rendono la procedura di pagamento breve e semplice per i clienti e facilitano la tracciabilità dei pagamenti ricevuti.

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4. Fatturare in modo puntuale e corretto

Per ridurre i ritardi nei pagamenti causati dalla fatturazione, assicurarsi che ciascuna fattura rispetti i requisiti specifici del cliente. Poiché ogni cliente è diverso, è necessario verificare prima:

Ci sono informazioni aggiuntive che desidera vengano inserite in fattura?
Come desidera ricevere la fattura?

Sapere tutto prima è meglio che essere colti di sorpresa dopo. Verificare inoltre che la fattura:

Contenga tutte le informazioni corrette: nome e indirizzo del cliente, merci o servizi elencati correttamente, importo calcolato correttamente, data di scadenza indicata correttamente.
Contenga i termini di pagamento concordati e gli incentivi o disincentivi applicabili.
Sia stata inviata in tempo. Il cliente pagherà solo dopo aver ricevuto la fattura: se non vi sono accordi specifici, è possibile inviarla contestualmente alla fornitura delle merci o dei servizi.

5. Utilizzare un servizio di recupero crediti online per la gestione crediti e fatture

I suggerimenti sopra riportati aiutano a ridurre il numero di fatture insolute, ma non possono eliminarle del tutto. È sempre possibile che i clienti paghino in ritardo o non paghino affatto.

Quando questo accade, contattare i clienti per scoprire perché non hanno pagato. Possono accadere molte cose dal momento della firma del contratto al momento della scadenza della fattura.

Se la procedura richiede molto tempo o gli sforzi non producono risultati, è opportuno valutare il supporto di un soggetto esterno. Un’agenzia di recupero crediti professionista può incoraggiare i clienti a pagare senza compromettere i rapporti commerciali.

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Una nota sulla nostra selezione editoriale

Pubblichiamo articoli basati su analisi, studi di mercato e soluzioni assicurative proposti dalle principali compagnie del settore. Lo facciamo perché riteniamo che queste informazioni possano essere utili ad imprenditori e professionisti che ci seguono: a volte si tratta di un report o di un’analisi economica, altre volte di un prodotto o di un tipo di copertura specifica che potrebbe rispondere a un’esigenza concreta. La pubblicazione di questi contenuti non implica alcun rapporto preferenziale tra noi e la fonte citata. Ogni articolo riporta infatti il link alla fonte originale perché il nostro unico interesse è che tu abbia le informazioni giuste per fare scelte consapevoli: puoi approfondire direttamente con la fonte o contattarci per un confronto.

Domande frequenti sulla gestione crediti e fatture

Cos’è la gestione crediti e fatture e perché è importante per una PMI?

La gestione crediti e fatture è l’insieme delle procedure che un’azienda adotta per controllare i pagamenti dovuti dai clienti. Una gestione efficace permette di mantenere il flusso di cassa stabile e ridurre al minimo le perdite da insoluti.

Quali sono i termini di pagamento da includere in un contratto?

I termini di pagamento devono indicare l’importo dovuto, la data di emissione della fattura, la data di scadenza del pagamento, i metodi accettati, le penalità per ritardi e gli eventuali sconti per pagamento anticipato.

Come si snellisce la procedura di gestione delle fatture?

Fissando termini chiari fin dall’inizio, tenendo record accurati per ogni cliente, offrendo metodi di pagamento semplici, fatturando in modo puntuale e ricorrendo a un servizio di recupero crediti online quando necessario.

Quando conviene affidarsi a un’agenzia di recupero crediti per la gestione delle fatture insolute?

Quando i tentativi interni di recupero richiedono troppo tempo o non producono risultati. Un’agenzia specializzata come Atradius Collections può intervenire senza compromettere i rapporti commerciali con il cliente.

Come può un broker assicurativo supportare la gestione del rischio di credito?

Come broker specializzato, Pico Adviser affianca le imprese nell’analisi del rischio di credito e nella scelta delle coperture assicurative più adatte a prevenire le perdite da mancato pagamento, riducendo l’esposizione prima che si renda necessario il recupero.