Perché esternalizzare la gestione dei crediti commerciali può essere una buona idea

First Party Collections? Perchè no!

Decidere di esternalizzare la gestione dei crediti commerciali rappresenta oggi una scelta strategica per molte PMI che puntano all’efficienza operativa. Affidare a partner specializzati la gestione crediti commerciali permette infatti di ridurre drasticamente i tempi di incasso e prevenire il rischio di insoluti. In questo articolo vedremo perché delegare la gestione crediti commerciali a professionisti esterni sia la soluzione ideale per proteggere la liquidità e concentrare le risorse sul core business aziendale.

Le statistiche indicano che oltre un terzo delle aziende europee esternalizza il recupero dei crediti solo quando il credito è già scaduto da oltre 90 giorni, ciò significa che in tutte quelle aziende che non sono dotate di un’apposita struttura, la gestione interna dei solleciti non viene presa in considerazione sino a quando non sorgono i primi problemi e facendo così, molto facilmente, l’insoluto diventa una perdita!

Quali soluzioni adottare?

Certamente l’assicurazione credito è una soluzione molto efficace ma per vari motivi (quello principale è quando l’azienda genera moltissime fatture e di importi modesti), non è sempre applicabile e in ogni caso, polizza o no, in certi casi occorre comunque adottare soluzioni “tradizionali”.

La soluzione “tradizionale”, la gestione diretta del ciclo del credito da parte dell’azienda, consente di ottenere risultati adeguati (alle aspettative e agli sforzi) ma quando messa in opera tramite procedure puntuali con tracciati ben determinati e, soprattutto, tramite personale formato e dedicato a questo scopo.

Ma di fronte a complessità sempre in crescita, spesso l’azienda considera che l’implementazione di una gestione così puntuale dei crediti potrebbe avere un impatto (non solo economico ma anche e soprattutto organizzativo) ben superiore ai risultati: così si limita alle procedure “classiche” (il sollecito… quando ci si ricorda!), affidandosi al proprio legale o ad una società esterna di recupero crediti… Ma quando è già tardi, ovvero dopo i citati 90 giorni dallo scaduto!

Le nuove sfide

Oggi molte aziende devono operare necessariamente a livello internazionale e devono affrontare sfide sempre più difficili: non è più solo (anche) questione di mancanza di personale dedicato e specializzato per gestire il ciclo del credito; il problema sta soprattutto nella diversità e complessità delle procedure di recupero, di legislazione e, nondimeno, di approccio culturale.

La chiave di lettura non è quindi solo “usare una società esterna specializzata nel recupero del credito commerciale”.

La nuova chiave di lettura è: “usare una società esterna specializzata nel recupero del credito commerciale da subito, cioè immediatamente dopo la data di scadenza della fattura“!

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In questo modo, con una gestione dei crediti dedicata e più attenta, la maggior parte delle fatture in sospeso non si trasforma in debito commerciale.

Un servizio di questo tipo che si chiama “First Party Collections” (come sempre in italiano non è ben traducibile perchè è un concetto, significa ottenere il pagamento delle fatture sollecitando puntualmente e professionalmente il cliente), fornisce all’azienda l’opportunità di beneficiare di un team di esperti, che appunto si dedicano al 100% a questa attività, permettendo così all’azienda di concentrarsi sullo sviluppo del business.

Cosa significa e come funziona?

Qui sopra lo schema del ciclo della fattura preso dal sito di Atradius Collections (la società di Atradius che gestisce il recupero di crediti “assicurati” e “non assicurati”).

Cos’è il First Party Collections di Atradius

“First Party Collections” di Atradius Collections è un servizio costituito da un team di personale qualificato che si occupa di tutte le incombenze della gestione dello scaduto e permette così alle aziende clienti di focalizzarsi sul proprio core business.

Il servizio è attivabile per tutte le aziende in Italia e all’estero (quindi anche per le filiali): sia per quelle che non hanno la polizza credito sia per quelle che invece la utilizzano (anche nel caso che l’assicuratore non sia Atradius!).

“First Party Collections” si interfaccia direttamente con i debitori dell’azienda, rappresentandola in maniera professionale, per fornir loro tempestivamente un promemoria delle fatture scadute (e di quelle in scadenza) in modo da ottenere il pagamento delle fatture.

Il servizio “First Party Collections” è fornito dalla società Atradius Collections, presente con uffici diretti copre il 96% del mondo e sarà per l’azienda tanto più efficace quanto più internazionali siano i suoi mercati di riferimento e di destinazione delle merci: il servizio che si mette in contatto con il cliente finale dell’azienda parte sempre dal Paese in cui è il cliente superando quindi le necessarie diffidenze date dalle barriere linguistiche e culturali.

Come funziona in pratica

Una volta attivato il contratto fra l’azienda ed Atradius Collections il servizio “First Party Collections” prende direttamente in carico dal gestionale dell’azienda la fattura nel momento che risulta scaduta e non pagata.

Secondo flussi concordati con l’azienda il servizio First Party Collections compirà diversi passaggi al fine di impedire che una fattura superi la scadenza, inviando solleciti di pagamento al cliente via mail/fax (con l’indirizzo di posta e la carta intestata del cliente) e/o telefonando al cliente presentandosi sempre come se fosse direttamente l’azienda.

I servizi di “First Party Collections”, che sono forniti come detto dai team locali di Atradius Collections (quindi eventualmente da uno dei 25 Paesi in cui è presente la società) includono:

• Attività di recupero crediti, incluso il trasferimento degli importi recuperati anche in diversa valuta sul conto dell’azienda
• Registrazione delle controversie
• Monitoraggio dei piani di pagamento
• Invio di copia delle fatture
• Riconciliazione delle partite contabili
• Revisione delle liste ordini bloccate
• Lettera di messa in mora (la lettera finale)

Qualora una fattura non venisse saldata nonostante l’attività di First Party Collections, il Team di professionisti potrà accelerare il processo di recupero, dall’iniziale azione stragiudiziale all’azione legale e se necessario al servizio di Insolvenza affidandone la gestione agli altri team specializzati di Atradius Collections.

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