Chubb - I viaggi di lavoro con lo standard ISO 31030

Cosa offre lo standard ISO 31030

L’ISO 31030 è il primo standard che stabilisce in che modo le aziende possono creare e mantenere una visione olistica dei rischi in viaggio. Kevin Myers, coordinatore del gruppo di esperti che lo hanno sviluppato, ha dichiarato che ISO consente alle aziende non solo di proteggere a tutto tondo i loro lavoratori in viaggio, ma anche di dimostrare che le loro decisioni relative ai rischi si basano su informazioni solide e affidabili.

Lo standard ISO 31030 è uno strumento fondamentale per aiutare qualsiasi tipo di azienda ad attuare un piano realistico e completo, coprendo ogni eventualità e mantenendo i propri lavoratori al sicuro quando sono in viaggio. Il modello evidenzia che un solido programma di gestione dei rischi in viaggio deve coinvolgere stakeholder chiave quali: responsabili di linea, uffici acquisti, dipartimenti IT/ legale e i viaggiatori stessi. Inoltre, lo standard è pensato per aziende di tutte le dimensioni, dalle piccole imprese alle grandi multinazionali.

Comportamento dei viaggiatori e gestione dei rischi

Il Covid-19 ha cambiato alcune abitudini di viaggio riguardo le aziende con sede in Europa. Secondo Xavier Florit, Regional Head of Corporate Accident & Health, i voli a lungo raggio sono tornati ai livelli precedenti, mentre gli spostamenti più corti sono diminuiti. Questo approccio mira in parte a tagliare i costi e limitare i rischi per la sicurezza e in parte a ridurre l’impronta di carbonio delle aziende. Agli spostamenti brevi le aziende preferiscono le videoconferenze.

L’aumento dei disordini civili e delle proteste politiche nelle principali città di tutto il mondo ha portato a maggiori disagi in viaggio e più frequenti azioni sindacali, con conseguente cancellazione di voli e indisponibilità dei trasporti pubblici. Inoltre sono emersi nuovi rischi nei viaggi di lavoro, come ad esempio quelli relativi all’alloggio. L’aumento del lavoro da remoto ha creato infatti un’area dai confini indefiniti in cui la casa delle vacanze di un dipendente ora può essere anche il suo luogo di lavoro. Questi cambiamenti nel comportamento dei viaggiatori d’affari e l’impatto sulla gestione dei rischi devono essere presi in considerazione quando si tratta di implementare e utilizzare lo standard ISO 31030.

Applicazioni e obiettivi dello standard ISO 31030

Le applicazioni principali dello standard ISO 31030 riguardano:

• Aziende che stanno iniziando il loro percorso di gestione dei rischi e guardano al quadro di riferimento come una linea guida.
• Aziende che hanno già iniziato a mettere in atto qualche iniziativa ma non sono del tutto sicure di essere sulla strada giusta.
• Aziende con una capacità di gestione dei rischi in viaggio già matura che vogliono verificare di essere allineate alle best practice.

ISO 31030 ha lo scopo di:

• Migliorare l’identificazione dei ruoli e delle responsabilità nella gestione dei rischi in viaggio.
• Verificare più efficacemente i piani e le procedure.
• Implementare l’osservanza delle norme.

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Piani di gestione dei rischi in viaggio in evoluzione

I precedenti piani di gestione dei rischi in viaggio non tenevano conto in modo adeguato di diversi aspetti importanti, che lo standard ISO sta contribuendo a mettere nella giusta luce:

Duty of Care

Dopo la pandemia, il Duty of Care è diventato una preoccupazione molto più presente sia tra i datori di lavoro sia tra i dipendenti. È fondamentale garantire che i dipendenti siano coinvolti e abbiano una visione chiara del piano di gestione dei rischi in viaggio e del modo in cui questo si applica a ogni singolo dipendente.

Coinvolgimento di più ruoli

In passato quando un assicuratore parlava con un’azienda dell’organizzazione dei viaggi di lavoro, parlava solo con il Risk Manager e l’HR manager. Oggi i ruoli manageriali coinvolti sono molti di più e tutti devono comprendere i rischi e l’impatto dei viaggi di lavoro sul Duty of Care dell’azienda.

Importanza di test e formazione 

I debriefing post-viaggio sono importanti perché aiutano a raccogliere dati rilevanti che possono essere utilizzati per migliorare i piani di viaggio dell’azienda. Risultano utili le esercitazioni e i corsi di formazione per la dirigenza e il management, volti a migliorare i processi relativi ai viaggi di lavoro. Un esempio è il processo di approvazione: chi se ne deve occupare e come. In genere, il prezzo è il principale fattore determinante nella prenotazione dei viaggi, ma non appena si introduce un approccio basato sul rischio, questo può destare ulteriori preoccupazioni e incertezze tra i responsabili di linea, rallentando il processo di prenotazione.

Cultura aziendale

È importante assicurarsi che i dipendenti siano pienamente consapevoli dell’assistenza che possono ricevere quando si trovano all’estero, cosa che non sempre avviene. In particolare Chubb ha notato alcuni casi specifici in cui i dipendenti non richiedevano cure mediche ambulatoriali durante il viaggio, ma si registrava un picco di assenze per malattia dopo il viaggio. Tali dati suggerivano che in genere le persone non chiedevano assistenza medica mentre si trovavano all’estero e soffrivano in silenzio fino al ritorno a casa. Lo standard contribuirà a superare questo problema, in modo che le persone si sentano più a loro agio nell’accedere alle cure mediche, soprattutto in Paesi di cui non conoscono le infrastrutture mediche.

Sviluppi continui

Come per ogni nuovo standard, c’è spazio per migliorare ed è probabile che ci saranno modifiche in futuro, anche se si prevede che si tratterà più di integrazioni e variazioni che di stravolgimenti. Un’area che potrebbe richiedere ulteriore lavoro è la gestione delle eccezioni. Lo standard riconosce giustamente che, anche nelle migliori polizze di viaggio, non tutti gli eventi possono essere presi in considerazione. Un altro ambito di sviluppo in corso è la certificabilità dello standard.

Il ruolo del broker e dell’assicurazione

Lo standard ISO 31030 contribuirà spontaneamente a fare progredire il ruolo dell’assicurazione nella mitigazione dei rischi in viaggio. Le polizze assicurative di viaggio sono diventate più complete e l’acquisto di queste polizze non è più un processo unico adatto a ogni situazione. Inoltre, l’assicurazione è riconosciuta non solo come una rete di sicurezza finanziaria per le aziende, ma anche come una delle tante misure preventive a disposizione dei dipendenti.

Anche il ruolo del broker si è evoluto: gli assicuratori hanno livelli di copertura simili, quindi il ruolo del broker è essenziale per capire come potrebbero funzionare questi servizi. I bandi di gara per i contratti di assicurazione viaggi non si concentrano più solo sul prezzo, ma contengono molte più domande su termini e condizioni, esclusioni e richieste di dati sui sinistri. La sfida consiste nel comprendere le esigenze dei viaggiatori: il motivo per cui viaggiano, il settore in cui lavorano e la destinazione in cui si recano. L’applicazione dello standard ISO 31030 per sviluppare e verificare un programma completo di gestione dei rischi in viaggio è uno strumento fondamentale per soddisfare questa esigenza.

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Fonte: Chubb

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