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Entro il 25 maggio 2018 le aziende dovranno uniformarsi al regolamento generale sulla protezione dei dati 2016/679 (GDPR) rivedendo i propri processi per il trattamento dei dati personali ed introducendo, se necessario, il DPO, il Data Protection Officer o, in italiano, il Responsabile Protezione Dati.
Responsabile Protezione Dati (DPO): nomina obbligatoria dal 25 maggio 2018?
Il Data Protection Officer (DPO) è una figura professionale ancora poco conosciuta in Italia.
Il DPO è stato introdotto dal regolamento generale sulla protezione dei dati 2016/679 (GDPR) pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale Europea il 4 maggio 2016: le aziende, le organizzazioni in generale, dovranno uniformarsi entro il 25 maggio 2018 rivedendo se necessario i propri processi per il trattamento dei dati personali.
Quando la nomina è obbligatoria
Come previsto dall’art. 37 del regolamento la nomina del DPO è obbligatoria:
- se il trattamento è svolto da un'autorità pubblica o da un organismo pubblico, con l'eccezione delle autorità giudiziarie nell'esercizio delle funzioni giurisdizionali; oppure
- se le attività principali del titolare o del responsabile consistono in trattamenti che richiedono il monitoraggio regolare e sistematico di interessati su larga scala; oppure
- se le attività principali del titolare o del responsabile consistono nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati o di dati personali relativi a condanne penali e reati.
Si tenga presente che la designazione obbligatoria di un DPO può essere prevista anche in casi ulteriori in base alla legge nazionale o al diritto comunitario.
Infine, sebbene il regolamento non imponga in modo specifico la designazione di un DPO, può risultare utile procedere a tale designazione su base volontaria: il "Gruppo di lavoro ex Articolo 29”, ed il Garante della Privacy italiano, "incoraggiano" infatti un tale approccio "cautelativo".
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Chi è il DPO
Al DPO sono richieste competenze giuridiche e informatiche, ma anche organizzative e di controllo dettate dal delicato compito di assistere il titolare o il responsabile del trattamento dei dati affinché la gestione degli stessi dati personali sia conforme e rispetti la normativa in materia di privacy.
Nel dettaglio i suoi compiti sono molteplici, dall’analisi della mappatura aziendale, delle procedure fino alla gestione documentale cartacea e informatizzata via web: insomma, una bella responsabilità!
Il DPO può essere un dipendente dell'azienda oppure anche un soggetto esterno: quale che sia deve esser totalmente libero di svolgere in modo indipendente i suoi compiti.
Ecco la RC Professionale per il DPO "esterni".
Proprio per coloro che assolveranno il compito del DPO "conto terzi" (può essere un singolo professionista o una società) è da poco disponibile una RC Professionale che copre i danni a terzi a seguito di inadempienza ai doveri professionali causati da fatto colposo (lieve o grave), o da errore o da omissione, involontariamente commessi nell'esercizio dell'attività professionale esercitata".
Nella "attività professionale esercitata" sono comprese tutte le mansioni e funzioni svolte dall'Assicurato sulla base del Regolamento europeo 2016/679 sulla protezione dei dati personali e le rispettive norme vigenti in materia, come ad esempio:
- informare e fornire consulenza al Titolare del trattamento o al Responsabile del trattamento nonché ai dipendenti che eseguono il trattamento in merito agli obblighi derivanti dal presente regolamento nonché da altre disposizioni dell'Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati;
- sorvegliare l'osservanza del presente regolamento, di altre disposizioni dell'Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati nonché delle politiche del Titolare del trattamento o del Responsabile del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l'attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo;
- fornire, se richiesto, un parere in merito alla valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e sorvegliarne lo svolgimento ai sensi dell'articolo 35;
- cooperare con l'autorità di controllo;
- fungere da punto di contatto per l'autorità di controllo per questioni connesse al trattamento, tra cui la consultazione preventiva di cui all'articolo 36, ed effettuare, se del caso, consultazioni relativamente a qualunque altra questione.