Gestione del credito in outsourcing? Un'idea!

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Quante email, fax o telefonate si devono fare per sollecitare il pagamento delle fatture scadute? (primo costo). L'efficienza del processo emissione/gestione è soddisfacente? Quale percentuale di fatture passa al recupero crediti? (secondo costo). Qual è l'esito del recupero? (terzo costo). Per ridurre questi costi si può valutare di esternalizzare la gestione del ciclo della fattura con la "First Party Collection".

Quante "n-mila" fatture emetti?

Esternalizzare la gestione delle fatture può essere un'idea.

Il processo di emissione di un fattura ha un costo, diverso per ogni azienda, ma grossomodo ben quantificabile; ciò che invece può impattare in misura più o meno grande sui costi è il tempo/uomo occorrente per la chiusura del ciclo.

Quante ore-uomo occorrono alle varie risorse coinvolte dal momento successivo all'emissione della fattura fino a quello in cui si registra il pagamento (oppure che si decide di cedere la pratica dell'insoluto a chi si occuperà del recupero)?

Perchè allora non esternalizzare questo servizio ad un costo fisso per fattura?

Monsieur de La Palice...
  • Più fatture = Più costi collegati.
  • Più clienti "buoni pagatori" (*) = Meno "incagli" nel ciclo della fattura.
  • Meno "incagli" = Meno costi-uomo per incassare.
  • Meno pratiche al recupero = Meno perdite (*).

(*) Tralasciamo ovviamente come fare attenta selezione dei clienti e come proteggere i crediti commerciali con una polizza credito! (Vuoi proteggere la tua azienda dal rischio credito? CLICCA QUI)

Chi emette tante fatture deve considerare attentamente sia il puro processo dall'emissione (ed ottimizzarlo) che, soprattutto, la percentuale di successo della successiva gestione del ciclo della fattura, un fattore determinante per avere minori costi di gestione e per ridurre le perdite (si è valutata l'opportunità di assicurare i crediti commerciali?).

Ciò che spesso non si tiene in dovuta considerazione per la riduzione dei costi collegati alla fatturazione sono due parametri: l'attenzione al "come" e, soprattutto, l'attenzione al "quando".

Se per il "come" gestire il ciclo della fattura occorrono attenta preparazione e programmazione delle varie fasi e formazione degli addetti, l'elemento determinante che incide sui risultati (sia in termini di riduzione dei tempi che di successo) è il "quando", cioè la puntualità delle azioni.

Le statistiche dicono che più si dilata nel tempo l'azione di sollecito tanto minori sono i risultati:

il "quando" deve esser "scientifico", mai lasciato al libero arbitrio di qualcuno.

Vuoi saperne di più? Compila il form di contatto CLICCANDO QUI.

Quante email, fax o telefonate si devono fare per sollecitare il pagamento delle fatture scadute? (primo costo). L'efficienza del processo emissione/gestione è soddisfacente? Quale percentuale di fatture passa al recupero crediti? (secondo costo). Qual è l'esito del recupero? (terzo costo). Per ridurre questi costi si può valutare di esternalizzare la gestione del ciclo della fattura con la "First Party Collection".

Quante "n-mila" fatture emetti?

Esternalizzare la gestione delle fatture può essere un'idea.

Il processo di emissione di un fattura ha un costo, diverso per ogni azienda, ma grossomodo ben quantificabile; ciò che invece può impattare in misura più o meno grande sui costi è il tempo/uomo occorrente per la chiusura del ciclo.

Quante ore-uomo occorrono alle varie risorse coinvolte dal momento successivo all'emissione della fattura fino a quello in cui si registra il pagamento (oppure che si decide di cedere la pratica dell'insoluto a chi si occuperà del recupero)?

Perchè allora non esternalizzare questo servizio ad un costo fisso per fattura?

Monsieur de La Palice...
  • Più fatture = Più costi collegati.
  • Più clienti "buoni pagatori" (*) = Meno "incagli" nel ciclo della fattura.
  • Meno "incagli" = Meno costi-uomo per incassare.
  • Meno pratiche al recupero = Meno perdite (*).

(*) Tralasciamo ovviamente come fare attenta selezione dei clienti e come proteggere i crediti commerciali con una polizza credito! (Vuoi proteggere la tua azienda dal rischio credito? CLICCA QUI)

Chi emette tante fatture deve considerare attentamente sia il puro processo dall'emissione (ed ottimizzarlo) che, soprattutto, la percentuale di successo della successiva gestione del ciclo della fattura, un fattore determinante per avere minori costi di gestione e per ridurre le perdite (si è valutata l'opportunità di assicurare i crediti commerciali?).

Ciò che spesso non si tiene in dovuta considerazione per la riduzione dei costi collegati alla fatturazione sono due parametri: l'attenzione al "come" e, soprattutto, l'attenzione al "quando".

Se per il "come" gestire il ciclo della fattura occorrono attenta preparazione e programmazione delle varie fasi e formazione degli addetti, l'elemento determinante che incide sui risultati (sia in termini di riduzione dei tempi che di successo) è il "quando", cioè la puntualità delle azioni.

Le statistiche dicono che più si dilata nel tempo l'azione di sollecito tanto minori sono i risultati:

il "quando" deve esser "scientifico", mai lasciato al libero arbitrio di qualcuno.

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ALCUNE DOMANDE (Clicca QUI per espandere il testo)

(a chi fa tante fatture)

  • Quanto è efficiente (ovvero automatizzato) il sistema in azienda?
  • Quante persone sono coinvolte nella gestione? Quanto costano? Si tratta di personale specializzato o che fa anche altro?

Ma soprattutto:

  • L'azienda vende anche all'estero? In quali Paesi?
  • Qualcuno dell'amministrazione parla correttamente la lingua del cliente? (l'inglese non sempre è sufficiente!).
  • Quante sono le ore di differenza di fuso coi clienti?

A che ora italiana si potrà trovare qualcuno (dell'amministrazione) in ufficio dal cliente?

E nel caso siano le 4 del mattino, chi dell'amministrazione "metterà la sveglia" per chiamare il cliente? Non è possibile? Al massimo si possono inviare solo delle email?...

E' quindi evidente che se si emettono molte fatture e/o si opera con Paesi lontani è possibile valutare di utilizzare una struttura esterna che fa solo questo di mestiere, che ha uffici in tutto il mondo, che quindi scrive o chiama il cliente con la sua lingua e, in caso di risultato negativo, in ogni sede dispone di una rete di legali specializzati nel recupero credito che conoscono perfettamente la legislazione locale.

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LA FIRST E LA THIRD PARTY COLLECTION (Clicca QUI per espandere il testo)

In inglese la "collection" è l'incasso delle fatture.

Tutte le fasi comprese fra l'emissione ed il momento in cui si stabilisce di cedere la pratica al recupero, si chiamano "First Party Collection" ("first party" significa "prima parte" e quindi si intende che è l'emittente, il venditore, che agisce in prima persona).

La pratica passata al recupero crediti è la "Third Party Collection" ( "third" significa terzo, cioè un attore diverso dall'emittente della fattura).

Mentre la Third Party Collection è comune, non molti sanno che è possibile esternalizzare tutto il processo della "First Party Collection", affidando le varie fasi ad un soggetto esterno, specializzato, che agirà in nome e per conto del venditore:

  • la/le email di reminder parte con il dominio internet del venditore,
  • quando si passa alla telefonata l'addetto si identifica per l'azienda,

lasciando quindi intendere al cliente che lo si sta (ancora) trattando "amichevolmente", evitando quindi le paure del venditore di perdere il cliente (nonostante quest'ultimo sia manifestamente moroso!).

La First Party Collection è quindi un servizio molto interessante che permette di terzializzare - AD UN COSTO FISSO PER FATTURA - il servizio di gestione dei crediti non scaduti e scaduti. Il servizio si può fermare qui o seguire iter diversi a secondo ci sia una polizza credito o meno.

Nel caso di mancata riscossione, se l'azienda ha i crediti assicurati, viene aperto il sinistro e parte l'iter standard della compagnia che si conclude o con il rientro del credito o con il rimborso.

Nel caso invece non vi sia la polizza crediti la fase della First Party si conclude con il passaggio della pratica ad un recupero Third Party: il debitore viene ricontattato non più "in nome e per conto" ma direttamente dall'agenzia prescelta o da un ufficio legale per far partire il recupero tradizionale.

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