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Atradius Collections ha pubblicato un nuovo articolo riguardante le "13 principali scuse per i pagamenti tardivi". Nell'articolo un elenco vengono elencate le scuse più o meno comuni utilizzate dai clienti per giustificare i ritardi nei pagamenti, accompagnate da consigli su come proteggersi.
Le 13 principali scuse per i pagamenti tardivi: come gestirle
È frustrante dover sentire delle scuse quando si ricorda ai clienti che non hanno effettuato i pagamenti dovuti. Alcune spiegazioni possono risultare talmente plausibili da indurre a non insistere per ricevere gli importi dovuti, mentre altre ragioni sono così surreali da lasciare disorientati e non sapere come comportarsi.
Scuse standard
Le scuse che seguono sono tra le più diffuse utilizzate da aziende di qualunque settore:
1. Non abbiamo ricevuto la fattura. / Abbiamo smarrito la fattura.
Dire al cliente che riceverà immediatamente una copia della fattura tramite e-mail o il metodo di comunicazione che preferisce. Contattarlo poi per assicurarsi che l'abbia ricevuta.
2. Il nome/ l'indirizzo/ l'importo/ ecc. sulla fattura non sono corretti.
Verificare quanto sostiene il cliente. Se la fattura è effettivamente errata, modificarla e indicare una nuova data di scadenza (preferibilmente la data della modifica).
3. Il computer è rotto.
Chiedere al cliente quando spesso si verifica questo problema e come lo gestisce. Chiedergli poi di trovare insieme una soluzione affinché possa effettuare il pagamento.
4. Effettuiamo i pagamenti soltanto in una data fissa ogni mese. / Non effettueremo alcun pagamento fino al mese prossimo.
Negoziare con il cliente un metodo standard per fissare i termini di pagamento.
5. Siamo in attesa di un pagamento da un cliente importante. / Possiamo pagare soltanto dopo che il cliente ci avrà pagato.
Chiedere al cliente i dettagli del debitore e quando ritiene che riceverà il pagamento. È possibile negoziare un piano di pagamento immediato oppure richiedere il pagamento dell'intero importo in un secondo momento.
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6. La persona che autorizza i pagamenti non è in sede. / Non c'è nessuno che firmi gli assegni.
È possibile chiedere al cliente quando la persona incaricata tornerà, quindi richiamare per analizzare la fattura insieme, menzionando come gestire meglio i pagamenti in futuro. Questa scusa viene utilizzata particolarmente nei periodi di vacanza.
7. L'assegno è già stato inviato. / La fattura è già stata pagata.
Chiedere al cliente gli estremi del pagamento, ad esempio una ricevuta, la data del pagamento e chi lo ha approvato. Se non saprà rispondere a queste domande, chiedere un pagamento immediato tramite bonifico bancario.
8. Le merci/i servizi non sono stati forniti. / Le merci/i servizi non sono risultati soddisfacenti.
È necessario chiarire la situazione e negoziare con il cliente i termini di pagamento, quindi confermare i termini per iscritto affinché si abbia una prova in caso di necessità, così il cliente avrà più difficoltà a ritrattare i termini di pagamento.
9. Abbiamo problemi di flusso di cassa. / Siamo insolventi.
Negoziare con il cliente un piano di pagamento realistico che includa un pagamento parziale immediato.
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Scuse insolite
Ci sono anche scuse più insolite. Le probabilità che vengano utilizzate non sono alte, ma se i clienti dovessero servirsene, è una buona idea avviare un'attività di recupero crediti più incisiva.
10. Il debito non è valido perché la mia ex moglie è scappata con la carta di credito aziendale.
11. Sono appena tornato da una vacanza da sogno. È costata più del previsto, quindi non ho più il denaro per pagare.
12. Vorrei pagare, ma tutte le fatture erano nella valigetta che mi hanno rubato.
13. Mia moglie è stata rapita e ho bisogno di denaro per pagare il riscatto.
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